Здравствуйте, Ирина!

В-первых, Приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н "Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты" (ред. от 12.01.2015) не содержит положения о том, что !списанные! СИЗ должны в обязательном порядке централизованно собираться. Разумеется, что какие-то средства индивидуальной защиты не выдаются работнику персонально, например противогазы, и хранятся централизовано, это отдельная тема, но если речь идет о спецодежде и спецобуви, то вполне широко распространенная практика, когда это все остается у сотрудников.

Во-вторых, приказ Минздравсоцразвития России не может ограничивать права граждан и юридических лиц в свободе распоряжения своим имуществом, закрепленные в Гражданском кодексе и Конституции РФ.

В-третьих, есть Письмо Минфина России от 09.07.2013 N 03-07-11/26420, согласно которому если работником по согласованию с организацией спецодежда не возвращается, то право собственности на спецодежду переходит к работнику, а согласно положениям Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ст. 209, 218) собственник сам может распоряжаться своей собственностью, в т.ч. использовать ее по своему усмотрению и не считать отходом.

Для того, чтобы упорядочить обращение со спецодеждой и минимизировать риски Вам необходимо задокументировать (приказ, коллективный договор и .д.), что спецодежда, после окончания нормативного срока, остается у работника и используется им по собственному усмотрению.

При этом необходимо учитывать, что здесь возникают определенные налоговые риски, потому что при безвозмездной передаче (дарении) имущества (материалов, товаров, продукции, объектов основных средств и т.п.) необходимо начислить НДС, при получении "дара" одаряемый получает экономическую выгоду в виде полученного в дар имущества (имущественных прав), доход в виде указанной экономической выгоды подлежит обложению налогом на доходы физических лиц, к тому же часто ФНС позиционирует "дары" предприятия сотруднику отплатой труда в натуральной форме, что уже подлежит обложению страховыми взносами.

Понятно, что спецодежда бывшая в употреблении не такой уж "богатый дар", но надо все эти вопросы бухгалтерского учета и налогообложения прояснить со своими коллегами бухгалтерами и юристами, скорее всего с консультацией в ФНС.

Либо организовать централизованный сбор спецодежды как отходов, назначить персональную ответственность работников за сдачу спецодежды при получении нового комплекта, вести непрерывный учет поступающих отходов, иметь паспорт и договор со специализированной организацией на дальнейшее обращение с данной спецодеждой как с отходом и показывать соответствующее движение в отчетной документации.

В противном случае разумеется есть вероятность административного расследования в целях выяснения причин отсутствия фактических данных по отходам спецодежды.